Intellisync-sähköpostin kaipaamia parannuksia

Työsähköpostini tulevat Nokia E51 -puhelimeeni Exchange-palvelimelta Intellisync Wireless Email -sovellukseen, joka on osa Mobile Suite -pakettia. Ensimmäisen noin puolen vuoden käytön jälkeen kaipaisin useita parannuksia ohjelmaan.

Ensinnäkin on pakko ihmetellä sitä, miten löyhästi Nokian tuottama ohjelma on vielä integroitu S60-alustaan. Intellisyncin kuvake ja uusimmat lukemattomat viestit saa sentään näkyviin puhelimen perustilaan, mutta Messaging(Viestit)-sovellukseen sitä ei tunnu saavan mitenkään.

Toiseksi olen ihmetellyt, miksi Intellisync-viestin klikkaaminen päävalikosta ei avaa kyseistä viestiä, vaan aina sovelluksen päävalikon. Otsikot kuitenkin nääkyvä Voi olla, että tämä on määritettävissä jossain ja etten vain osaa.

Viestien lukutilassa olen kaivannut sitä, että ohjelma tunnistaisi paremmin puhelinnumerot. Usein numeroa ei tunnisteta kokonaan, vaikka alussa olisi maakoodi (kuten +358…). Ongelma on ilmeisesti pilkkujen ja pisteiden ym. merkkien kanssa, jos ne ovat kiinni yhteystiedoissa.

Ohjelma saisi myös tarjota mahdollisuuden numerot tai sähköpostiosoitteet yhteystietoihin. Nyt klikkaamalla avautuu vain mahdollisuus soittaa. Valinnat-valikostakaan en tätä löydä, mutta kai se jossain on?

Viestin luettavuutta parantaisi, jos ohjelma osaisi käsitellä ylimääräisiä rivinvaihtoja jotenkin fiksusti. Nyt joudun monissa viesteissä vierittämään viestiä alas monta ruudullista tyhjien rivien takia. Tämä säätö voi tietenkin riippua Exchangen päästä.

HTML-muotoisten viestien tukea kaipaan välillä uutiskirjeiden ja tiedotteiden (erityisesti taulukoiden) kanssa, mutta roskaposteja ajatellen HTML-viestien tuki on huono juttu. Kun roskasuodatin toimii, HTML-viestit voisi päästää läpi. Nythän tukea ei ole Intellisyncissä, vaikka esimerkiksi Microsoftin Windows Mobile 6.0:n ohjelma HTML-viestejä tukeekin.

Kaatuilu- ja muistiongelmista en ole enää kärsinyt Nokia E51:lla. Vielä E70:llä Intellisyncin käyttäminen oli aika epävakaata, ymmärtääkseni muistin vähäisyyden takia.

Miten yhteystiedon saa lisättyä suoraan viestistä kännykän yhteystietoihin? En vain löydä tätä. Usein ohjelma ei myös tunnista numeroita oikein (ks. esimerkki vasemmalla). Se johtunee ,-merkistä.

Mobiilisähköpostin koettelemukset

Olen käyttänyt kännykässä push-mail-tyyppistä sähköpostia nyt enemmän tai vähemmän säännöllisesti 12–18 kuukautta. Enää olisi vaikea luopua automaattisesti päivyttävästä sähköpostista, mutta olisi käytettävyydessä yhä parantamisen varaa.

Yksityiset sähköpostini olen lukenut Mail for Exchangella ja tavallisella IMAP4-lukijalla puhelimesta riippuen. MfE päihittää kätevyydessä IMAP4-idlen ainakin sikäli, että samalla myös kalenterin ja yhteystiedot saa pysymään ajan tasalla, jos palvelin niitä siis tukee. Olen pitänyt viestien haun päällä joka päivä klo 9–22 ja tämä on toiminut hyvin, koska viestejä tulee aika harvakseltaan kuitenkin.

Windows Mobile -laitteissa olen samoiten käyttänyt Microsoftin Activesync-sovellusta, mutta erot eivät ole tuntuneet isoilta yksityispostieni ja Exchange 2003:n kanssa.

Työposteja olen seurannut Intellisync Mobile Suitella, jossa olisi vielä paljon toivomisen varaa, erityisesti yhteistyössä Exchangen kanssa. Viestejä tulee paljon, joten olisi tarpeen voida suodattaa niitä tarkemmin.

Haluaisin voida säätää, että useimmat viestit piippaavat vain virka-aikaan, mutta esimiesten viestit ja muut erikseen valitsemani saisivat piippailla muutenkin. Ja jos viestin otsikossa on sana "uutisvinkki", se saisi tulla läpi minä päivänä ja kellonaikana tahansa, paitsi kun olen lomalla.

Intellisync Mobile Suite käynnistyy kumman hitaasti, vaikka ohjelma on taustalla auki. Nokia E70:ssä muisti loppuu jatkuvasti kesken, mutta uudemmissa S60-laitteissa muistiongelmia on vähemmän.

Minulle tulee päivittäin usein 30–70 tiedotetta, ja sähköpostiohjelma piippailee siis jatkuvasti aamusta iltaan. En koskaan tiedä, onko viesti jonninjoutava, riittääkö lukeminen aamulla vai kaipaako viesti huomiota heti.

Toimistolla on ärsyttävää kuunnella kännykkäsähköpostin piippailua, kun samaan aikaan istun Outlookin ääressä. En tiedä, voisiko näiden tilatiedot saada yhdistettyä siten, että vain joko kännykkä tai PC hälyttäisi uusista viesteistä.

Kun viestejä tulee paljon, tärkeiden erottaminen on vaikeaa. Olen yrittänyt helpottaa tilannetta säännöillä, jotka ohjaavat viestejä alikansioihin. Vielä haluaisin tarkemmin valikoida, mitkä viestit piippaavat kännykässä virka-aikaan, muutenkin tai lainkaan.

Intellisyncissä on Hakemisto-toiminto, mutta sieltä yhteystietojen etsiminen tuntuu jotenkin kankealta. Olisi myös kiva, jos tähän toimintoon saisi integroituna ulkopuoliset numerohaut (kuten Eniro, Finnet, Fonecta tmv.).

Olisi myös suotavaa, että Intellisync Mobile Integroitaisiin paremmin S60:een kuin nykyisin käytössäni oleva v8.0.x. Kuulemma uusimmassa v8.5:ssa niin on osin tehtykin, mutta siitä minulla ei siis vielä ole käyttökokemuksia.

Näistä parannustoiveista ja valituksenaiheista huolimatta tuntuu kätevältä, ettei kannettavaa PC:tä tarvitse käynnistellä enää vain tarkistaakseen, onko tullut tärkeitä sähköposteja.

Exchange-tuki ja muuta kivaa iPhoneen

(Päivitetty 10.3.2008 klo 00:34. Applen julkistuksesta olikin webcast-video. Kiitos vinkistä ja linkistä Petri P.)

Apple ja Microsoft ovat kertoneet siis odotusten mukaisesti Exchangen mobiilitoimintojen tuen tuomisesta iPhoneen. Apple on lisensoinut Microsoftin Activesync-protokollan, kuten aiemmin muun muassa Motorola, Nokia, Palm, RIM (Blackberry) ja Sony Ericsson.

Applen julkistuksesta on webcast-video Applen sivuilla (demot alkavat noin 10 minuutin kohdalta), jossa Steve Jobs kollegoineen esittelee uudistuksia iPhonen softaan.

Näyttää siltä, että toteutus on jokseenkin samanlainen kuin Nokian Mail for Exchangessä tai Sony Ericssonin UIQ-alustan Activesync-ohjelmassa. Tuleeko iPhonesta nyt yrityskännykkä? Ainakin siitä tulee monelle ammattikäyttäjälle houkutteleva laite.

Microsoftin kannalta kiinnostavaa on se, että entistä enemmän Windows Mobilen etuja valuu muidenkin alustojen käyttöön. Microsoftin toimisto-, palvelin- ja web-ohjelmistojen yksiköt eivät voi odotella, että Windows Mobilen markkinaosuus olisi korkeampi. Siksi Exchange-tuki, Live Messenger ja MS Office -sovellukset ovat kohta melkein yhtä kattavasti muilla alustoilla.

Työryhmäohjelmistoissa tilanne on myös kiinnostava. Exchange-tuki on kohta aika kattavasti kaikilla mobiilialustoilla, ja IBM tuntuu olevan jäljessä Lotus Dominon kanssa. Dominolle on tarjolla Blackberry- ja Windows Mobile -tuki, ja iPhone-tuki on luvattu, mutta Symbian-ratkaisuissa IBM näyttää luottavan kumppaneidensa toteutuksiin. Jää nähtäväksi, riittääkö se.

Entä miten käy erillisten mobiilisähköpostin tarjoajien, kuten Smartner Seven ja Intellisync Mobile Suite? Ne tarjoavat monipuolisemmat toiminnot kuin pelkän synkronoinnin, mutta toisaalta erillinen asennettava ohjelma tuo lisää hallittavaa laitteeseen. Itse olen kokenut windows Mobilessa integroidun Activesync-tuen ja S60:ssä Mail for Exchangen helpommaksi ja nopeammaksi käyttää.

* * *

Applen tiedote kertoo lisäksi, että kehittäjät voivat jatkossa julkaista sovelluksiaan iPhonelle ja pitää 70 prosenttia tuotoista.

30 prosentin provikka tuntuu äkkiseltään isolta osuudelta käyttöjärjestelmän valmistajalle, mutta Apple antaa siihen mukaan myös markkinointia ja näkyvyyttä. On kiinnostavaa seurata, miten softatarjontaa syntyy, ja kuinka suuri osa kehittäjistä taipuu viralliseen yhteistyöhön Applen kanssa.

Mail for Exchange vs. Intellisync Mobile Suite

Viime viikon Nokian ja TeliaSoneran tiedotustilaisuuden yhteydessä Nokian yritysratkaisujen Baltian ja Suomen myyntijohtaja Petri Häyrinen sanoi, että Nokialle sopii niin maksuttoman Mail for Exchange 2.0:n kuin erikseen lisensseinä tai sovelluspalveluna myytävän Intellisync Mobile Suite 8.0:n käyttäminen.

Tätä onkin kiinnostava katsoa, kun maanantaista lähtien minulla on ollut työpaikan Intellisync Mobile Suite 8.0 koeajossa. Ymmärtänette, etten voi kommentoida firman sisäisiä asioita, mutta yleisellä tasolla tekee mieli todeta pari havaintoa .

Edelleen ihmettelen sitä, että Intellisync toimii melkein kokonaan omana sovelluksenaan, eivätkä viestikansiot integroidu S60:n viestikansioihin. Tuntuu hassulta, että kännykkäfirma tarjoaa S60-alustalle sähköpostiohjelmaa, joka ei integroidu kovin hyvin S60:een.

Monella Nokia E90:n käyttäjällä lienee ihmettelemistä, kun Messaging-nappi näytön alapuolella vie viesteihin, mutta sähköpostit pitääkin lukea eri paikasta.

Hyvää Mail for Exchangeen verrattuna on se, että omia kansioita ja muita palvelimen rerursseja pääsee hallitsemaan kunnolla, myös alikansiot näkyvät (minulla esimerkiksi omansa lehdistötiedotteille ja uutishälytyksille), ja tiedostojakin saa verkkokansioon jakoon.

MfE on kevyempi, joten se ei aiheuta muistiongelmia E70:ssä. Intellisync taas tuntuu putoavan taustalta aika usein. Tämä saattaa johtua enemmän E70:n muistinhallinnasta kuin ohjelmasta.

Monessa firmassa päädytään Intellisynciin tai muuhun kaupalliseen ratkaisuun siksi, että laitteet halutaan etähallintaan. NES:n Petri Häyrinen luonnehti tiedotustilaisuudessa, että jos laitteita on 100–200 tai enemmän, on laitehallintaan syytä panostaa. Sekin vaikuttaa, ovatko ihmiset fyysisesti samassa paikassa vai eri toimipisteissä.

Kiinnostava on sekin, että jo Mail for Exchange tarjoaa kattavamat ominaisuudet kuin jotkin kaupalliset ratkaisut. Tärkeä on esimerkiksi mahdollisuus valita, minä päivinä ja kellonaikoina viestit työnnetään viiveettä puhelimeen (esmes ma–pe, klo 9–17). Smartner Sevenillä tulee kiire kehittää ohjelmaansa, jos aikovat päihittää edes maksuttoman MfE:n tai Windows Mobilen mukana tulevan Activesyncin.

Intellisyncin käyttöliittymä on selkeä, mutta miksi esimerkiksi viestejä ei ole saatu integroitua S60:n viestitoimintoihin?

Myös UIQ 3.0:n Activesync-sovellus on hyvin toteutettu, Sony Ericsson P1i:n kokeilujeni perusteella. Se toimi heti mail2web.com:n Exchange-tilini kanssa ongelmitta. Kenties ehdin palata siihen yksityiskohtaisesti vielä.

Tilanne on kiinnostava myös työryhmäohjelmistojen kilpailutilanteen kannalta. Microsoft Exchangen etumatka näyttää nyt aika vahvalta, kun se on saanut Activesync-tuen keskeisiin mobiilialustoihin sisäänrakennetuksi. Tosin myös IBM on luvannut (ks. loppuosa) jotain vastaavaa Lotus Notes 8.01:een ensi kevääseen mennessä.

Mobiilisähköpostin kovat vs. pehmeät arvot

Palaan vähän vielä Nokian ja TeliaSoneran sähköpostitutkimukseen. Tilaisuudessa puhuttiin kovasti pehmeistä arvoista. Nuori perheenisä pääsee lähtemään aikaisemmin töistä kotiin ja hakemaan lapset päiväkodista, kun sähköposti tavoittaa kännykästäkin.

Kyselyyn vastanneista suomalaisista toimitusjohtajista seitsemän kymmenestä uskoi, että sähköposti kännykässä lisää vapaa-aikaa perheen ja ystävien kanssa.

Sen olen nähnyt, että monelle yrittäjälle sähköposti kännykässä on aivan upea juttu. Toimistolta voi lähteä aikaisemmin vaikka golfaamaan, kun tietää viestien tavoittavan kuitenkin. Eikä tarvitse ajella toimistolle tai käynnistellä kannettavaa vain sähköposteja varten.

Entä tavallinen toimihenkilö? Aiemmin työpäivä on pääasiassa jäänyt 7,5 tuntiin. Onko se kohta 10, 12 tai 16 tuntia? Minä ainakin luen mailit ensimmäisen kerran herättyäni ja viimeisen kerran ennen nukkumaanmenoa. Ei siihen kukaan pakota, se on tapa, ja tavoista on vaikea päästä eroon. Moni kollega taas ei lue maileja vapaa-ajalla tai edes haluaisi työkalenteria ja -sähköposteja kännykkäänsä.

E70:ssä olen huomannut Mail for Exchangessa käteväksi ajastuksen. Tyrkkyposti ei kilauta kännykässä virka-ajan jälkeeb tai viikonloppuisin, jos en halua. Nokian ja Soneran johtajat vakuuttivatkin tilaisuudessa, ettei tarkoitus ole saada ihmisiä olemaan aina töissä. Niin siinä kuitenkin taitaa käydä osalle.

Tässäpä olisi jollekin kiinnostavaa tutkittavaa, eli miten kodin etäyhteydet, mobiilipostit sunmuut vaikuttavat tavallisen toimihenkilön asemaan ja vapaa-aikaan.

Kännykkäni hukkuu postitulvaan

Olen ohjannut Gmailin ja lehto.net:n sähköpostini toistaiseksi mail2web.com:iin (enemmän siitä aiemmin), joka siis tarjoaa Exchangen push-mail maksutta. Tämä toimii E70:ssä erinomaisesti. Kännykkä piippaa heti, kun uusi viesti tulee klo 9–20. Muina aikoina tarkistan viestejä manuaalisesti.

Tästä on seurannut postitulva. Gmailiin tulevat kaikki uutiskirjeeni, joista osan haluan kännykkään, mutta kaikkia en. Lehto.net:iin taas pääsee läpi jonkin verran roskapostia, jota mail2web ei tunnista roskapostiksi. Tämän kaiken seurauksena minulla lukee S60:n päävalikossa Mail for Exchangen kuvakkeen vierellä, että 121 lukematonta viestiä. Tässä ei ole vielä työsähköposteja mukana. Niitä seuraan vasta E70:n selaimella.

Ilmoitinkin tuossa kavereille ja perheelle, että on turha lähettää lähiaikoina sähköpostia, jos asialla on kiire.

Miten hallitsette postitulvan kännykkään? Ehkä tähän tarvittaisiin jokin älykäs suodatin, joka osaisi katsoa mitkä viestit kannattaa ohjata kännykkään, ja voisin sitten hienosäätää tarvittaessa.

Voisin esimerkiksi perussääntönä laittaa, etten halua kännykkääni viestejä, joissa oma osoitteeni on vain Cc-kentässä, To-kentässä ei ole mitään vastaanottajaa tai vastaanottajia on yleensäkin 30 tai enemmän.

Kokeiltua: S60 ja ilmainen tyrkkyposti

(Päivitetty 25.7. klo 01:09. Ilmaispalvelun postilaatikko on noin gigan, ei 100 megan kokoinen. Minun virheeni.)

Jatkona aiempaan blogimerkintään sen verran, että mail2web Live todellakin toimii S60:lle maksutta saatavan Mail for Exchangen kanssa.

Ilmaispalvelun juju on tietysti houkutella käyttäjät päivittämään maksulliseen palveluun postilaatikon täyttyessä. 100 Mt tila ei riitä nykyisin kovin pitkälle. Ilmaispalvelun gigan postilaatikko riittää aika pitkälle, ja tiedostoliitteet on sallittu 100 Mt asti.

Edelleen moni kaipaa helppoa synkronointia Gmailin kanssa.

Asensin mail2webiä kokeillakseni Mail for Exchangen PC:n kautta N95:een, tarkistin oikeat asetukset palvelun web-palvelusta (ks. "Control Panel") ja hetken päästä kalenterin ja sähköpostin synkronointi vaikutti olevan toiminnassa.

Nseries-laitteissa Mail for Exchange kertoo uusista viesteistä äänimerkillä. Eseries-laitteissa Mail for Exchange tuo uudet viestit aloitusvalikkoon eli "tänään-näkymään". Ohjelmaa pystyy käyttämään Nseries-laitteissa järkevästi vain mobiilioperaattorin verkossa, koska WLAN:n käyttäminen olisi valittava käsin.

Aiemman merkinnän kommenteissa nimimerkki Peter kertoi, että mail2webin kalenterisynkronointi tuntuu vielä toimivan miten sattuu. En ole pystynyt toistamaan tätä, koska kalenterini on heinäkuussa suunnilleen tyhjä. Pari testivaraustani siirtyivät ongelmitta.

Mail2webin synkronointia voi muuten käyttää siihenkin, että laitteen softapäivityksen jälkeen tai aivan uuteen laitteeseen saa palautettua kalenterinsa ja yhteystietonsa takaisin. Tämä on minulla usein haasteena, koska firman Exchangen kanssa synkronointi toimii vain fyysisesti toimistolla ollessa.

Joskus taannoin olen tehnyt kalenterin ja yhteystietojen siirtämisen Mobicalin avulla. Se toimi myös Nokian S40-puhelinten sekä Samsungin ja Sony Ericssonin puhelinten kanssa. En tiedä toimiiko se enää.