Mälsät out-of-office-viestit
Monilta paljon matkustelevilta ihmisiltä tulee joka toiseen sähköpostiin tällainen vastaus:
Hi,
I am on a business trip from April 8:th until April 11:th with no access to e-mail. In urgent matters please leave a message on my mobile phone +358 40 123 4567 or contact my colleague Matti Meikäläinen at +358 9 123 7654 / matti@offline.fi.
Käytättekö näitä out-of-office-viestejä? Minä olen niin tottunut lukemaan mailit kännykällä ja läppärillä, etten ole tarvinnut out-of-office-viestejä.
Toisaalta, monesti matkoilla on niin tiukka ohjelma, että sitä tietää jo etukäteen, ettei lue mailejaan kovin tiheästi. Silloin moni näyttää laittavan "no access to e-mail" tilalle "limited access".
Yksi selitys voi olla kallis mobiilidata ulkomailla, mutta eipä otsikoiden päivittäminen pari kertaa päivässä mobiiliclientiin kovin montaa sataa kilotavua vaadi.
* * *
Kiinnostava pointti on sekin, miten usein maileja ylipäätään odotetaan lukevan näin kännykkäsähköpostin aikana. Olen kuullut ICT-alan työntekijöistä, jotka saavat vielä klo 22 jälkeen viestejä, joissa tiedotetaan aamulla klo 8 alkavasta kokouksesta.
Olen myös saanut vastauksia sähköposteihin niin viideltä aamulla kuin yhdeltä yöllä. Eihän sitä edes tiedä, missäpäin maailmaa toinen sattuu olemaan.
Kommentit: 13
Emailit ja emailit. Jonkun päivittäinen viestiliikenne koostuu parista tiedotteesta, kalenterivarauksesta ja jutustelusta, jotka kyllä voi mobiilisti lukaista; toisella on (lisäksi) sata isojen liitetiedostojen vaativaa kyselyä, tarjouspyyntöä ja nykyisin yhä useammin myös toimeksianto saattaa tulla pelkästään emaililla. Jo eri alojen tapasäännöistä saattaa johtua, että lähettäjän on viipymättä saatava selville, onko työtä aloitettu vai ei; ja ainakin neuvonantopalveluja myyvän on parempi liputtaa totaalipuuttumattomuus kuin yrittää räpeltää pikaisia sepustuksia. Kyllä kaikki ymmärtävät, jos ei ole tavoitettavissa (out of office); sitä ei ymmärrä, jos huomaa tulevansa yliolkaisesti kohdelluksi (down in the pecking order) - miten selittää, että tuo teidän konkurssinne ei nyt ole yhtä tärkeä kuin tämä yrityskauppa tässä...
Kyllä moiset viestit vähän 90-lukuiselta tuntuvat.
Viestit ovat myös siitä ikäviä lähettäjän kannalta, että tämä ei saa tietoa tilanteesta ennen kuin on peruuttamattomasti lähettänyt viestinsä.
Olisi parempi, jos serveri kertoisi lähettäjälle, että kohde ei ole tavoitettavissa ja kysyisi, haluaako tämä silti lähettää viestin. Näin ei aiheutuisi turhaa sotkua tilanteessa, jossa lähettäjä asian jouduttamiseksi lähestyykin toista henkilöä.
Eli onko nykyään siis siten, että sähköposti onkin lähes reaaliaikainen kommunikointimedia?
Mielestäni sekä nämä out-of-office -viestit että ihmiset jotka kuvittelevat muiden ihmisten lukevan sähköpostinsa 5 minuutin välein ovat mälsiä.
Email ei ole IM. Puhelin on IM, posti ei ole.
Kyllhän ne viestit yleensä voi lukea, mutta ei niihin jaksa kännykällä vastata. Tällöin on helpompi sanoa ettei ole accessia emailiin niin eipähän herätä turhia odotuksia vastapelurissa. Kirjoittelepa useita tuhansien merkkien posteja päivässä kännykällä ja johan peukut prakaa...
Lomille lähtiessä Out of office-viestit ovat aika ehdottomia - onpahan vähemmän purettavaa palattua koska mokomat häiritsijät älyävät ottaa yhteyttä paikalla olevaan kollegaan...
Oma periaatteeni on, että kun lähden töistä, työpuhelin jää sinne. Maileja luen kotona vain erikoistapauksessa. Firma ei maksa kotona tehtävästä iltatyöstä, enkä minäkään siitä kiksejä saa.
Lomaviesti on ehdoton pidemmän poissaolon aikana. Siihen tulee toki merkata, kehen ongelmissaan voi ottaa yhteyttä.
Subject: Out of Office AutoReply: xxxx
I have left the office in order to get some relaxation. I will inform my whereabouts soon.....
Tämä viesti tuli postiini kun vahnigossa lähetin postia eräälle pomolle, joka "ohjattiin" poistumaan firmasta.
Mielestäni ovat hyödyllisiä juurkin
lomalla ollessa ja hektisellä työmatkalla ollessa. Toisaalta tuo ehdotettu serverikuvio vähentäisi oleellisesti lomaltapaluu emailien määrää.
Lomilla käytän lomailmoitusta - työmatkoilla en.
Tosin luovuin puhelinedusta juuri, ja työpuhelin jää tästä eteenpäin työpaikalle - ja niin jäävät työsähköpostitkin.
Oon saanu yheltä jannulta poissaolo vastauksen kun tää oli korjaamassa autoaan. Viikonloppun vielä.
En tieda teidan tyomatkoista mutta omat menee lahinna ulkomaille. 20h lennoilla ei yleensa ole nettiyhteytta ja paikanpaalla tavataan asiakkaita. Ei silloin vastailla edes mobiilisahkopostitse monimutkaisiin kysymyksiin. Yolla hotellilla ei ehdi kuin vilkaista otsikot ja tarkeimpiin ehtii vastata. Joten kylla moinen out-of-office on ihan tarpeen. Silloin ei odota vastetta vahemman tarkeisiin viesteihin ja muutenkin tietaa pitaako muistaa kysella peraan myohemmin kun vaste jaa tulematta. Nimimerkki 200 emailia per paiva.
Tuo datayhteys tuntuu myös ulkomaanmatkoilla olevan vähän tuurin kanssa että
Uh, karkasi näppihäiriön takia tuo edellinen kommentti...
siis piti sanomani että ulkomaanmatkoilla tulee suht. usein "packet data gateway open failed" tms. viestejä.
Blackberry tuntuu kyllä jyräävän yritysmaailmassa, sellaisia mukanaan kantavilta tuntuu mailia tulevan vuorokauden ajasta riippumatta.
AWord
Maailma näkee myös usein pukuihmisiä, jotka puhuvat kännykkään ja samaan aikaan räpläävät BlackBerryllä sähköpostejaan.
All-in-one laitteet eivät ole näitä markkinoita jyränneet, enemmänkin BB on korvannut PDA:n.
Lähetä kommentti
<< Etusivulle